Mejorar la gestión del tiempo

La gestión eficaz del tiempo resulta fundamental para siempre ser productivo y alcanzar las metas que nos tracemos. 
Pero antes de ofrecerte algunas pautas fundamentales para mejorar tu gestión del tiempo, conviene revisar de qué se trata y cómo aprender una gestión eficaz del mismo, así como sus beneficios.

¿Qué es la gestión eficaz del tiempo?

La gestión del tiempo no es más que diseñar y planificar de qué manera usar y controlar, eficaz y deliberadamente, el tiempo que dedicamos a nuestras tareas productivas.

Beneficios de una correcta gestión del tiempo

Una correcta gestión del tiempo tiene varios beneficios, entre ellos:

Mayor confianza en uno mismo: sentir que somos eficaces en las tareas del día a día, tiene un impacto positivo sobre nuestra autoestima.

Menor cantidad de estrés: Una correcta gestión del tiempo permite evitar la sempiterna sensación de que siempre se está tras el reloj..

Calidad en el trabajo: Al tener un mejor control de tu tiempo, puedes dedicar mayor esfuerzo y atención a cada tarea, lo que deriva en un aumento en la calidad de tu trabajo.

Adiós procrastinación: La gestión del tiempo bien hecha ayuda a alejar la procrastinación, debido a que permite establecer horarios, plazos y límites realistas, ademàs de aprender a priorizar tareas de manera eficaz. Se mejora en procrastinación porque las tareas del día a día no se hacen tan arduas. Sentir que nos enfrentamos a algo y que lo hacemos mal, aumenta la probabilidad de no querer repetirlo en un futuro, recurriendo así a la procrastinación.

Mayor disponibilidad de tiempo para otros proyectos, ya sean personales o profesionales

Aprender cómo gestionar el tiempo

Aprender a gestionar el tiempo es un paso importante de cara a ser más eficiente y productivo en nuestras tareas cotidianas. A continuación, algunos consejos:

1. Establece horarios y plazos realistas

Siempre que puedas, no te quedes solo con que tienes ocho horas disponibles. En lo posible, establece horarios y plazos realistas que te permitan asignar bloques de tiempo a diferentes proyectos y tareas.

Por otra parte, solemos sobrestimar nuestra capacidad para hacer algo. En consecuencia, somos muy optimistas con las fechas de entrega, sin pensar en los posibles contratiempos que puedan surgir. Lo mejor será añadir franjas de tiempo entre tareas que sirvan de colchón ante eventualidades. 

2. Ten prioridades

Una lista de tareas puede llegar a ser tan interminable que no sabríamos por cual comenzar e indudablemente afectaría nuestra productividad. Por lo tanto, lo mejor es priorizar con base a la urgencia e importancia de las mismas.

Es decir, distingue siempre aquellas tareas que requieren atención inmediata de aquellas que pueden realizarse posteriormente.

3. Enfrenta antes las tareas más complicadas

Todos somos susceptibles de distraernos, pero también, de descubrir en qué actividades se nos ha ido la mayor parte de nuestro tiempo en el día. Para evitarlo, una buena idea sería comenzar la jornada con lo más grande, difícil y/o importante. Solamente luego de terminar esa gran tarea, es que se pasaría a otras tareas.

4. Màs “Noes” y menos “Sìes”

Tu límite de energía en el día es finito, es decir, siempre va a ser menor conforme pasen las horas. Conociendo esta realidad, y para evitar trabajar a media máquina, lo mejor es conocer tus límites y aprender a decir “No” a aquellas tareas que sepas que no vas a cumplir bien

5. Más foco y menos multitarea

La ciencia no ofrece muy buenas noticias sobre la multitarea, ya que se ha comprobado que reduce la eficacia y puede llegar a ser dañina. 

De acuerdo a la Asociación Americana de Psicología, y aunque los cambios de tarea duran apenas segundos, este tipo de acrobacias mentales se acumulan y suponen repetidos “costes de cambio” que disminuyen la productividad. Asimismo, el riesgo de cometer errores se dispara.

6. Organiza lo más que puedas

La organización se puede aprender como habilidad, lo cual te ayuda con una visión clara de qué hacer para evitar olvidos. Y para ello, hay que comenzar por el principio.

Mantén ordenado y limpio tu escritorio, y utiliza un calendario. Esto ayuda a evitar ansiedad y estrés. 

Herramientas de gestión del tiempo

En lo posible, aprovecha las herramientas de automatización y productividad disponibles para aumentar tu productividad:

• Slack: Permite mantener comunicación con el equipo en un espacio distribuido en diferentes canales. 
• Dropbox: Almacena, comparte y haz copias de seguridad de tus archivos en la nube. Podrás acceder a ellos las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
• Google Calendar: Permite estar al tanto de tu programación, así como de eventos y efemérides relacionadas con tu sector. Intégralo con Slack para recibir recordatorios y alertas.
• RescueTime como herramienta de seguimiento y control del tiempo. RescueTime es capaz de mostrarte, según qué categorías establezcas, cuántas horas eres productivo al día frente al tiempo que dedicas a actividades no relacionadas con el trabajo, como navegar por las redes sociales, por ejemplo.
• Canva: Facilita el diseño y diagramación de tus piezas publicitarias, aun cuando no seas experto en la comunicación visual.

Finalmente, recuerda lo importante que es tener un estilo propio de gestión del tiempo, por lo que resulta primordial encontrar estrategias que se adapten a cada persona. Luego, para mejorar tu gestión del tiempo es ideal practicar y ser lo más constante posible en la implementación de este tipo de técnicas. Aprovecha este escrito para elaborar TU propia estrategia de gestión del tiempo. ¡Y no esperes que te salga a la primera! Esto es un músculo a entrenar.

Fuentes

https://slack.com/intl/es-ve/blog/collaboration/mastering-time-management-at-work

https://www.sodexo.es/blog/estrategias-gestion-tiempo/

Aprende a gestionar tu tiempo